-2014年第三批

各学院（系、所）：

        为提高研究生培养质量，促进国际交流与合作，为博士研究生拓宽学术视野、活跃学术思想，研究生院继续设立研究生（博士、硕士）参加国际学术会议奖励基金。兹将有关具体事宜及要求通知如下：

一、资助对象和资助条件

        1. 申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：

        （1）全日制脱产非定向的博士研究生和学术型硕士研究生；

        （2）具有良好的政治素质，较强的科研能力和英语交流能力；

        （3）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以同济大学为第一署名单位的学术论文或摘要，被在国外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用。

        （4）参加国际学术会议的内容必须与学位论文有关；

        （5）资助的国际会议必须在国外（港、澳、台地区为境外，不属于国外）举行，申请人必须被邀请在会议上作口头报告或张贴海报；

        2. 原则上每位研究生在学期间只能获得一次该项资助。表现突出者，可酌情给予奖励。

        3. 原则上每位研究生导师指导的在读研究生仅限一名成功申请同一次国际学术会议的资助。

        4. 本次申请暂不包括正在境外学习的人员或已获得过学校资助出国的人员;

二、申请和评审程序

        1. 研究生国际学术会议专项资助采取“个人申请，导师及院系推荐专家评审，择优录取”的方式进行选拔。由研究生院组织专家评审，根据专家评审意见确立获准资助的人选名单、资助内容及资助额度并予以公布。

        2. 研究生院负责受理研究生参加国际学术会议资助的申请。2014年9月18日前，申请人向所在学院（系、所）负责研究生公派项目的老师（分管老师名单见http://gs.tongji.edu.cn---> 国际交流）提交如下书面申请材料： 

        （1） 填写完整的《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》;

        （2）由会议主办方出具的正式邀请信函及论文录用情况证明（包含录用情况、本人报告、下载的会议安排、申请者宣读论文或张贴海报的时间安排表、会议网址）；

        （3）会议论文（本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或其导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学），且被国际学术会议正式录用，并被安排会议宣读或张贴海报；

        （4）英语水平证明复印件。

        3.9月22日，各学院（系、所）负责研究生公派项目的老师将学生申请材料及盖章后的汇总表交至研究生院506,汇总表电子版发至pyc@tongji.edu.cn；

        4.9月23至29日，研究生院组织专家依据申请材料评审；

        5.9月30日在研究生院网站http://gs.tongji.edu.cn上公布评审结果;

三、 资助内容

        1.研究生国际会议费用资助主要用于国际旅费、会议注册费及住宿费。国际旅费是指申请人居住地到国际会议举行所在国家口岸之间一次国际往返经济舱机票。

        2.原则上博士研究生申请参加的国际会议应列入的《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（见研究生院网站）。国际学术会议目前是按学科分为顶级会议（代表本学科领域最高水平的国际会议）、A类会议（代表本学科高水平国际会议）、B类会议（学术水平较高、按一定时间间隔规范化、系列性召开的国际会议），国际会议资助根据申请者具备的条件和论文录用情况，择优分等级资助。

        3.受资助的研究生回国后提交机票（登机牌、行程单及发票）、实际发生的住宿或会议注册费收据予以报销资助，不足部分由参会学生或导师负责解决。

四、 经费支持、使用及管理

        1.学校设立“博士研究生参加国际学术会议基金”专项基金，用以资助博士研究生参加国际学术会议。基金来源为校“985”专项、“211”专项、教育部研究生教育创新计划项目资助等。

        2.研究生参加国际学术会议专项基金的使用必须符合学校相关规章制度的要求。

        3.获资助者需按照“同济大学研究生出国(境)管理规定”办理相应的出国手续。会议结束后一个月内需在校内作公开学术交流报告。

        4.在会议结束后一个月之内，获资助者向研究生院（瑞安楼506）提交：论文集封面、论文集目录、论文集中本人会议论文复印件、报告人宣读论文或海报张贴的会议日程安排（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）、会议总结报告（含会场宣读或张贴海报照片）、办理出国手续时出国批件原件、国际机票发票原件、电子行程单、住宿费或会议注册费发票。经研究生院审核或评审通过后，凭相关票据到财务处报销资助经费。详细报销具体流程请见http://gs.tongji.edu.cn/news_list.aspx?subchannel=46。

研究生院

2014年6月27日

附件：

一、研究生国际学术会议奖励基金申请表

二、研究生赴国外参加国际学术会议总结模版

三、研究生国际会议资助报销流程（2014年6月更新）